インスパイアデザイン編集部
はじめに
社内ポータルサイトは、従業員同士の情報共有や業務効率化を図るために欠かせないツールとなっています。特に、リモートワークの普及や情報のデジタル化が進む中、社員がスムーズにアクセスできる情報基盤の構築が求められています。
そこで、WordPressを活用することで、柔軟にカスタマイズ可能な社内ポータルを構築できます。本記事では、WordPressで社内ポータルを構築するメリットや実際に私たちが構築させていただいた社内ポータルの事例をご紹介します。
WordPressで社内ポータルを構築するメリット
- カスタマイズ性：WordPressは無限のカスタマイズ性を持っているため、社内のニーズに合わせてデザインや機能を柔軟に構築できます。
- プラグインによる拡張：WordPressの最大の魅力は、多種多様なプラグインによる機能拡張です。ドキュメント管理、ユーザー権限設定、コミュニケーション機能など、必要な機能を簡単に追加できます。
- コスト効率：社内ポータル専用の高価なシステムと比較すると、WordPressを利用することで初期費用と運用コストを大幅に抑えることが可能です。オープンソースであるため、ライセンス費用もかかりません。
- セキュリティ面の対応：WordPressはセキュリティ対策に対しても強力なプラグインが豊富です。SSLの導入やセキュリティプラグインを使うことで、安全な社内ポータルサイトを構築できます。
社内ポータルサイトの主な機能と用途
主な機能
- 情報共有
- 社内のニュース、社長のメッセージ、部署ごとの情報など社内での情報共有。
- プロジェクトごとの進捗報告やお知らせ機能によるリアルタイムな情報共有。
- ドキュメント管理
- マニュアル、手順書、ガイドラインなど、社内で必要なドキュメントを一元管理。
- ファイルのアップロード・ダウンロード機能により、必要な情報に迅速にアクセスが可能。
- コミュニケーションツール
- チャットやフォーラム、Q&Aセクションなど、従業員間のコミュニケーションを促進する機能。
- 業務効率化ツール
- カレンダー機能による会議のスケジュール管理やタスク管理。
- 人事・労務管理
- 人事情報の閲覧、勤務表の管理、休暇申請など、労務関連の機能を一括管理。
- 社員のスキルや研修情報の共有により、社員の能力開発を支援。
- ナレッジベース
- よくある質問（FAQ）や過去のプロジェクトの知見を集めたナレッジベースを構築。
- 社内Wikiとして業務知識を蓄積し、検索可能な環境を提供します。
主な用途
- 情報の一元管理
- 企業全体の情報を一か所に集約し、従業員が必要な情報に迅速にアクセスできる環境を構築。
- コミュニケーションの活性化
- 社内ポータルを通じて、部署やチーム間の情報交換を促進し、コラボレーションを強化。
- 業務効率の向上
- 申請や承認手続きをデジタル化し、業務プロセスを効率化。
- 知識の蓄積と共有
- 社内のノウハウや経験を組織的に蓄積し、全社員が活用可能な環境を構築。
WordPressでの社内ポータル構築事例
社内ポータル構築事例①
業種 ： サービス
従業員数 ： 1000人以上
実施期間 ： 1.5ヶ月〜（開発のみ）
課題・要望
- お客様からのクレームや、サービス運用上のトラブル情報を管理できる社内システムを構築したい。
- クレームやトラブル情報を迅速に収集し、適切に対応することで、顧客満足度を向上させたい。
- クレームやトラブルを適切に処理し、顧客のロイヤルティを確保し、リピート購入を促進するために、問題解決のプロセスを改善したい。
- 手作業での情報収集や処理を自動化・効率化したい。
施策
- お客様からのクレームや、サービス運用上のトラブル情報を登録し、管理出来るシステムを開発。
- バックエンドの管理システムにはWordPressを採用し、開発速度を上げ、開発コストを下げるためのご提案。
- お客様が利用する登録画面やユーザー管理画面については、WordPressの標準の管理画面ではなく、より利便性の高いUIとして独自にデザインおよび構築。
- 部署や関連会社毎にアクセス出来るように制限するアクセス制限機能を実装し、必要な情報のみを社内で共有できるように開発。
成果
- クレームやトラブル情報への迅速な対応が可能となり、顧客の不満や問題を素早く解決することができるため、顧客満足度が向上。
- 手作業で行っていた情報収集や処理が自動化され、業務効率が向上。
- WordPressを利用した開発や独自UIの構築により、開発コスト削減に成功。
社内ポータル構築事例②
業種 ： インテリア製品メーカー
従業員数 ： 500人〜1000人
実施期間 ： 1.5ヶ月〜（開発のみ）
課題・要望
- 営業部からのご要望で、新入社員に対しての営業マニュアルや質問、問い合わせ、その他情報共有を行うための社内ポータルを構築したい。
- ドキュメント類に加え、動画などのコンテンツもアップロードし管理したい。
- 新入社員からの問い合わせへの対応コストを下げるため、FAQ機能を設け、絞り込み検索なども行えるようにしたい。
- モバイル利用が多い想定なので、レスポンシブ対応させたい。
施策
- 新入社員向けに営業マニュアルや問い合わせ、情報共有ができる社内ポータルを構築。WordPressをバックエンドに採用し、柔軟なコンテンツ管理と迅速な開発を実現。
- ドキュメントに加え、動画など多様なコンテンツをアップロード・管理できる機能を開発。これにより、新入社員が自己学習に利用できる幅広いリソースを提供。
- よくある質問に対する回答を提供するFAQ機能を実装。絞り込み検索機能により、新入社員が効率的に必要な情報にアクセスできるように設計。問い合わせの対応コストを削減。
- モバイル利用が多いという想定に基づき、ポータルサイトをレスポンシブデザインで構築。スマートフォンやタブレットからでも快適に閲覧・操作できるように最適化。
- 部署や役職に応じたアクセス権限を設定し、必要な情報のみが適切に共有されるように開発。
成果
- 営業マニュアルや各種リソースを一元管理することで、新入社員が必要な情報に迅速にアクセス可能に。スムーズに業務を始めることができ、現場での即戦力化を促進。
- FAQ機能の導入により、新入社員からのよくある質問に対して自己解決できる環境を整備。問い合わせ対応にかかるコストを削減し、業務効率が向上。
- レスポンシブ対応により、モバイルデバイスからのアクセスでも快適なユーザーエクスペリエンスを提供。移動中や外出先でも情報を確認しやすくなり、利用率が向上。
- WordPressを活用したことで、開発期間とコストを抑えつつ、拡張性の高いシステムを構築。必要に応じた機能追加や運用が容易になり、長期的なシステム運用のコストも最適化。
社内ポータル構築事例③
業種 ： 総合サービス
従業員数 ： 2500人〜5000人
実施期間 ： 1.5ヶ月〜（開発のみ）
課題・要望
- 社内のプロジェクト進捗や製品・サービスの情報を一元管理し、部門間の情報共有をスムーズに行いたい。
- 成功した事例や業務に役立つ知識を蓄積し、社員間で共有することで業務効率を向上させたい。
- 製品情報やメンテナンススケジュールをリアルタイムで共有し、迅速かつ適切な顧客対応を実現したい。
- コンテンツ制作や設備管理など、各種業務の進行状況を見える化して、業務プロセスを最適化したい。
施策
- プロジェクトの進捗状況や製品・サービスの情報を一元管理する社内ポータルシステムを構築。WordPressをバックエンドに採用し、柔軟な情報管理とスムーズな開発を実現。
- 成功事例や業務に役立つ知識を蓄積し、社員間で共有できるナレッジベース機能を開発。部門間での情報共有を促進し、社員全体の業務効率を向上させる。
- 製品情報やメンテナンススケジュールをリアルタイムで共有する機能を実装。これにより、最新の情報をもとに迅速かつ適切な顧客対応が可能となるよう設計。
- コンテンツ制作や設備管理など、各種業務の進行状況をダッシュボード形式で見える化。視覚的に把握できるインターフェースを提供することで、業務プロセスの最適化を支援。
- 部門ごとにアクセス制限を設定し、必要な情報だけが適切に共有されるように開発。社内のセキュリティと情報の適切な活用を両立。
成果
- 社内ポータルによりプロジェクト進捗や製品情報の一元管理が実現。部門間での情報共有がスムーズになり、業務の連携が強化される。
- 成功事例やノウハウの共有により、社員全体の知識レベルが向上。共通のナレッジベースを活用することで、同じ課題の繰り返しを防ぎ、業務効率が向上。
- 製品情報やメンテナンススケジュールのリアルタイム共有により、最新情報に基づく迅速な顧客対応が可能に。これにより顧客満足度が向上し、信頼関係の強化につながる。
- 各種業務の進行状況を見える化したことで、遅延やボトルネックを早期に発見し、迅速に対応。業務プロセス全体の最適化が可能となり、組織全体の生産性が向上。
- 部門別のアクセス権限設定により、セキュリティを確保しながら必要な情報の共有を実現。情報の適切な取り扱いにより、社内での安心感が向上。
まとめ
WordPressで社内ポータルを構築するメリットや主な機能、実際の構築事例をまとめました。社内ポータルを導入することにより、情報共有や業務効率化を図り、企業全体の生産性向上を実現できます。本記事が、社内ポータルの導入を検討している企業の方々にとって、最適な方法を見つける一助になれば幸いです。
社内ポータルの導入やリニューアルを検討中の方へ
私たち「インスパイアデザイン」では、WordPressを活用した社内ポータルサイトの開発を承っております。情報共有や業務効率化を目的とした社内ポータルの企画から、デザイン・開発・運用まで、トータルでサポートいたします。
社内のニーズに合わせた最適なポータルを一緒に作り上げるお手伝いをさせていただきますので、お気軽にお問い合わせください。