浅賀理生(あさかまさお)社内報を出している企業は多いと思いますが、効率の悪さやスマホの普及により、社内報をWeb化させたいというご相談を多々受けます。そうした中で本日は社内報をWeb化するメリットについて記事を書いていきたいと思います。
どうやって社内報をWeb化するの？
メリットの解説の前にどのようにしてWeb化するのかについてご説明いたします。
社内報のWeb化というのは＝外部に公開しない社内ブログの開設です。ですので、ブログシステムを使い社内報をWeb化していきます。
ブログシステムと言っても大手企業が提供するブログサービス（アメブロやライブドアブログ）などではなく、オープンソースで提供させているブログシステムを使い構築していきます。
非常に有名なオープンソースといえば、世界で最も使われているWordPress（ワードプレス）が一つ挙げられるでしょう。
こうしたオープンソースのブログシステムを使い、社内だけのクローズドなブログを開設し、企業ごとの要望を機能として盛り込んでいくのが一般的でしょう。
社内報をWeb化するメリット
それでは本題の社内報をWeb化するメリットについて解説していきます。ちなみにメリットに関しては社内報を先に紹介したWordPressでの構築を前提といたします。
1. スマートフォンで閲覧できるため、紙媒体に比べ圧倒的に社員に見てもらう確率が上がる
いまやスマホを持っていない人は居ない時代です。そのような中では「紙」で社内報を配るよりも、スマホでアクセスさせてしまったほうが社員に見てもらう確率が上がるのは容易に想像が付くかと思います。
もちろん受動的では社員はアクセスしてくれないでしょうから、スマホの通知機能などを使い、アクセスを促す仕組みは必要となります。
余談ですが、私も会社員時代に紙媒体で社内報を受け取った記憶がありますが、今思えば社内報を手に取ったその時にパラパラっと見ただけでした。
2. スマートフォンに対応することで、社員がいつどこに居ても、コメントや返信することができる
スマホ対応することで得られるメリット閲覧率の向上の他にもあります。通常紙媒体では記事に対してコメントや返信などはできませんが、ブログ形式にすることで、コメントや返信といったコミュニケーション機能を付けることも可能です。
例えば社内報でよくあるネタとして「誰々さんが結婚しました」とか「誰々さんに子供が生まれました」などおめでたい記事というのは、反応を得られやすいネタです。そういったネタに対して反応が得られれば本人も嬉しいでしょうし、会社としてもちょっとしたコミュニケーションが生まれ、それが見える化できるのはメリットと言えるでしょう。
3. コンテンツに関して独自の「いいね機能」なども設けることができるため社員からの反応を数値化することができる
社内報のWeb化では、コメントや返信よりももっと手軽な反応装置を付けることも可能です。それはFacebookなどにある「いいね」の仕組みです。
こうした「いいね機能」を独自で付けることで、より手軽に社員からの反応を得ることができるため、社内報を作る担当者も会社の経営陣もモチベーションに繋がるのではないでしょうか？
またいいねの数の多い少ないでどのようなコンテンツが人気なのかも可視化することができます。
4. アクセス解析を導入することで、どれだけの社員が閲覧しているか（アクセス数や滞在時間など）知ることができる
Web（ブログ）ならではの機能で、アクセス解析を導入することができます。これによりアクセス数や滞在時間が分かるため、どういったコンテンツがアクセスが多いとか、滞在時間が多いとか分析材料となるので、次のコンテンツ作成に大いに役立つでしょう。
5. デザインで悩む必要がなくなる
紙媒体で意外と障壁になるのがデザインです。表紙のデザイン、中身のデザインやレイアウト、裏表紙のデザインなど意外と時間がかかり面倒です。会社的のも担当者の時間をそこに費やすわけですから、コストの何者でもありません。
紙ではなくブログ形式にしてしまうことで、デザインはすでにある状態。最も重要であるコンテンツの作成に時間をかけることができます。
7. 過去のコンテンツもログ化することができる
残念ながら過去の社内報をきっちり取っている社員はほぼ皆無でしょう。
ですが、Webであればログとして残していくことができます。日付だけでなく、カテゴリーやタグ付けで再アクセスさせることもできますし、検索で表示させ再アクセスさせることもできます。
せっかく作成したコンテンツですからログとして残しておきたいものですよね。
8. 自動でランキングなども表示できる
ブログシステムにはアクセス数などを元に自動でランキング表示させる機能などがありますので、手動で集計しなくとも人気の記事をランキング表示させることも可能です。
9. コスト削減できる
メリットをいくつか紹介してきましたが、ここまで読んでいただいてなんとなく気づいた方もいらっしゃると思いますが、Web化することでコスト削減に繋がるでしょう。
社内報にどれだけ時間とコストをかけているかにもよりますが、印刷しているのであれば印刷代もバカになりませんし、印刷を依頼する際の時間的なコストもバカになりません。
ブログであれば速やかに更新できますし、下書きにしておけば本公開前に上司のチェックもOK！誤字脱字があってもすぐに修正可能です。
さいごに
いかがでしたでしょうか？社内報をWeb化することで得られるメリットはたくさんあります。
もしもいま社内報のWeb化でお悩みでしたら、私たちに気軽に相談してください。